Privacy Statement Personeelsvereniging Universiteit Leiden
Privacybeleid

Laatst bijgewerkt op: 08-09-2023

Dit privacybeleid beschrijft in detail hoe de Personeelsvereniging Universiteit Leiden, hierna aangeduid als “wij,” “ons,” of “onze,” persoonlijke informatie verzamelt, gebruikt, openbaar maakt en beschermt in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de General Data Protection Regulation (GDPR).

1. Verantwoordelijke voor gegevensbescherming
Naam verantwoordelijke voor gegevensbescherming: Bestuur Personeelsvereniging Universiteit Leiden
Contactgegevens verantwoordelijke voor gegevensbescherming: PV@leidenuniv.nl

2. Welke persoonlijke gegevens verzamelen wij?
Wij verzamelen een breed scala aan persoonlijke gegevens, afhankelijk van uw interacties met onze vereniging. Deze gegevens omvatten, maar zijn niet beperkt tot:
2.1. Identificatiegegevens:
– Volledige naam
– Geboortedatum
– Geslacht
– Nationaliteit
2.2. Contactgegevens:
– E-mailadres
– Telefoonnummer
– Postadres
2.3. Lidmaatschapsinformatie:
– Lidmaatschapsnummer
– Lidmaatschapsstatus
– Lidmaatschapsduur
– Lidmaatschapsvoordelen
2.4. Financiële gegevens:
– Bankrekeningnummer
– Creditcardgegevens (indien van toepassing)
– Betalingsgeschiedenis
– Facturatiegegevens
2.5. Deelnamegegevens:
– Registratie voor evenementen
– Deelname aan activiteiten
– Feedback en enquêtereacties
2.6. Demografische gegevens:
– Beroep
– Onderzoeksinteresses (indien relevant)
2.7. Overige gegevens:
– Interesses en voorkeuren (bijvoorbeeld voorkeur voor evenemententypes)
– Foto’s en video-opnamen tijdens evenementen (indien van toepassing)
– Eventuele andere persoonlijke gegevens die u vrijwillig aan ons verstrekt

3. Waarom verzamelen wij uw persoonlijke gegevens?
Wij verzamelen en verwerken uw persoonlijke gegevens voor diverse
legitieme doeleinden, waaronder:
3.1. Lidmaatschapsbeheer:
– Het beheren en verifiëren van uw lidmaatschap
– Het verstrekken van persoonlijke lidmaatschapsvoordelen
3.2. Evenementen en activiteiten:
– Organisatie en registratie voor evenementen en activiteiten
– Het verstrekken van relevante informatie en updates over geplande evenementen
– Communicatie met deelnemers
– Evaluatie van evenementen en kwaliteitsverbeteringen
3.3. Financiële transacties:
– Verwerking van betalingen voor lidmaatschap, evenementen en andere diensten
– Facturatie en boekhouding
3.4. Communicatie:
– Verzenden van nieuwsbrieven, aankondigingen en andere relevante informatie
– Het verzamelen van feedback via enquêtes en andere methoden om onze dienstverlening te verbeteren
– Beantwoorden van vragen en verzoeken om ondersteuning
3.5. Juridische verplichtingen:
– Voldoen aan wettelijke verplichtingen en regelgeving met betrekking tot gegevensbewaring en rapportage
3.6. Verbetering van onze diensten:
– Analyseren van gegevens om trends te identificeren en onze diensten te verbeteren
– Het meten van de effectiviteit van marketing- en communicatie- inspanningen
3.7. Wetenschappelijk onderzoek:
– Het verzamelen van demografische en onderzoeksgerelateerde gegevens voor academische doeleinden (indien van toepassing)

4. Rechtsgronden voor gegevensverwerking
Onze verwerking van uw persoonlijke gegevens is gebaseerd op verschillende rechtsgronden, waaronder:
4.1. Toestemming:
– Voor specifieke verwerkingsactiviteiten waarvoor u expliciete toestemming heeft gegeven
4.2. Uitvoering van een contract:
– Voor het uitvoeren van uw lidmaatschapsovereenkomst en deelname aan evenementen
4.3. Wettelijke verplichtingen:
– Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen zoals belastingwetten en rapportageverplichtingen
4.4. Legitieme belangen:
– Voor onze legitieme belangen bij het beheren van de vereniging, het aanbieden van evenementen en diensten, het verbeteren van onze dienstverlening en het onderhouden van communicatie met leden, zolang dit niet in strijd is met uw rechten en belangen

5. Hoe lang bewaren wij uw persoonlijke gegevens?
Wij bewaren uw persoonlijke gegevens alleen zo lang als nodig is voor de hierboven beschreven doeleinden en zoals wettelijk vereist. De bewaartermijnen kunnen variëren afhankelijk van het type gegevens en de toepasselijke wetgeving. In sommige gevallen moeten we gegevens mogelijk bewaren voor archiveringsdoeleinden of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

6. Delen van uw persoonlijke gegevens
Wij kunnen uw persoonlijke gegevens delen met derden in overeenstemming met de geldende wetgeving, inclusief:
6.1. Serviceproviders:
We kunnen derde serviceproviders inschakelen om namens ons diensten te verlenen, zoals betalingsverwerking, e-mailmarketing, websitehosting en evenementenregistratie.
6.2. Overheidsinstanties:
We kunnen verplicht zijn om persoonlijke gegevens te verstrekken aan overheidsinstanties, rechtshandhavingsinstanties of andere derden om te voldoen aan wettelijke verplichtingen of gerechtelijke bevelen.
6.3. Andere leden:
Voor sommige evenementen kunnen deelnemerslijsten beschikbaar worden gesteld aan alle deelnemers om networking en communicatie mogelijk te maken.
6.4. Samenwerkingen:
We kunnen persoonlijke gegevens delen met andere organisaties of partners voor gezamenlijke evenementen of samenwerkingsverbanden (indien van toepassing), waarvoor uw toestemming zal worden verkregen indien vereist. Wij zullen uw gegevens niet verkopen of verhuren aan derden voor marketingdoeleinden zonder uw uitdrukkelijke toestemming.

7. Uw rechten
U heeft verschillende rechten met betrekking tot uw persoonlijke gegevens, waaronder:
7.1. Recht op toegang:
U heeft het recht om te weten welke persoonlijke gegevens wij van u verwerken en om een kopie van die gegevens te ontvangen.
7.2. Recht op rectificatie:
Als uw persoonlijke gegevens onjuist of onvolledig zijn, heeft u het recht om correcties aan te vragen.
7.3. Recht op verwijdering:
In bepaalde gevallen heeft u het recht om te verzoeken om verwijdering van uw persoonlijke gegevens.
7.4. Recht op beperking van verwerking:
U kunt verzoeken om de verwerking van uw persoonlijke gegevens te beperken in bepaalde situaties.
7.5. Recht op gegevensportabiliteit:
U heeft het recht om uw persoonlijke gegevens te ontvangen in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machinaal leesbaar formaat, en u kunt vragen om deze gegevens over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
7.6. Recht op bezwaar:
U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonlijke gegevens op basis van legitieme belangen of direct marketing.
7.7. Recht om toestemming in te trekken:
Als de verwerking van uw persoonlijke gegevens is gebaseerd op uw toestemming, kunt u uw toestemming op elk moment intrekken. U kunt deze rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via de contactgegevens die aan het einde van dit privacybeleid worden vermeld.

8. Beveiliging van uw persoonlijke gegevens
Wij nemen uitgebreide technische, organisatorische en fysieke maatregelen om uw persoonlijke gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, misbruik of openbaarmaking. Deze maatregelen omvatten, maar zijn niet beperkt tot:
8.1. Beveiligde toegang:
Toegang tot persoonlijke gegevens is beperkt tot geautoriseerd personeel dat een strikte geheimhoudingsplicht heeft.
8.2. Encryptie:
Persoonlijke gegevens worden versleuteld tijdens verzending en opslag.
8.3. Beveiligde systemen:
Wij maken gebruik van beveiligde servers en gegevensopslagfaciliteiten.
8.4. Regelmatige beveiligingsaudits:
Wij voeren regelmatig beveiligingsaudits uit om risico’s te identificeren en te verminderen.

9. Internationale gegevensoverdracht
Uw persoonlijke gegevens kunnen worden overgedragen naar en verwerkt in landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) waar verschillende wetten met betrekking tot gegevensbescherming van toepassing kunnen zijn. In dergelijke gevallen zullen we zorgen voor passende waarborgen om een adequaat niveau van gegevensbescherming te waarborgen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

10. Contact met ons opnemen
Als u vragen heeft over dit privacybeleid, uw rechten met betrekking tot uw persoonlijke gegevens of om uw rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via de onderstaande contactgegevens:

Bezoekadres:
Academiegebouw
Rapenburg 73

Postadres:
t.a.v.: Personeelsvereniging Universiteit Leiden
Postbus 9500
2300 RA Leiden

E-mail:
PV@leidenuniv.nl

11. Wijzigingen in dit privacybeleid
Dit privacybeleid kan worden bijgewerkt om te voldoen aan wijzigingen in de wetgeving of onze gegevensverwerkingspraktijken. Wanneer we wijzigingen aanbrengen, zullen we de bijgewerkte versie op onze website plaatsen en de “Laatst bijgewerkt op” datum bovenaan deze verklaring aanpassen.